Beschrijving hoe de onthaalprocedure bij een eerste contact, bij de start van de opvang en bij het dagelijks onthaal ingevuld wordt.
Eerste contact
Doelstellingen:
- Bij een eerste contact willen we dat ouders een duidelijk beeld krijgen van onze werking en onze pedagogische visie.
- Het geven van een vertrouwensgevoel aan de ouders en kinderen.
- Het maken van duidelijke afspraken omtrent de opvang, het beschikken over de nodige gegevens van het kind en de opvangvraag.
Werkwijze: De ouders die op zoek zijn naar kinderopvang komen bij ons terecht via mail, telefonisch of op kantoor. Bij een eerste contact bevraagt en geeft de verantwoordelijke informatie die gaat over hun opvangaanvraag (=startdatum van de opvang, gewenste regio, opvangregeling).
Indien het gaat om een opvangaanvraag op lange termijn dan wordt deze behandeld door de tverantwoordelijke van de desbetreffende gemeente. De verantwoordelijke zal aan de ouders namen en adressen meedelen van die kinderbegeleiders die een vrije plaats hebben voor de gewenste periode. De ouders kunnen bij deze verschillende kinderbegeleiders op bezoek gaan.Wij adviseren ouders om hun kind, indien reeds geboren, mee te nemen naar de mogelijke kinderbegeleider zodat beiden een eerste kennismaking kunnen hebben. Om een eerste gesprek met de kinderbegeleider voor te bereiden, kunnen de ouders het praatpapier gebruiken als leidraad. Dit papier bevindt zich op de website van onze dienst. Een schriftelijke versie kan op vraag steeds bezorgd worden aan de ouders.
Ouders kunnen in de voorbereidende contacten met de kinderbegeleiders hun wensen kenbaar maken. Kinderbegeleiders geven aan in hoeverre ze hieraan tegemoet kunnen komen. De kinderbegeleiders vertellen hoe hun opvang verloopt en geven informatie over het huishoudelijk reglement van de organisator. Deze informatie uitwisseling zal bepalen welke kinderbegeleider de ouder al dan niet kiest. We adviseren ouders om te kiezen met hun hart (voor iemand waarmee het echt klikt) en zich niet te fixeren op praktische overwegingen.
Indien de ouders een kinderbegeleider gekozen hebben, dan ondertekenen zij de schriftelijke samenwerkingsovereenkomst tussen contracthouder en organisator. Dit kan gebeuren bij de kinderbegeleider thuis of op kantoor. Wanneer de schriftelijke samenwerkingsovereenkomst getekend is én in het bezit is van de organisator of de kinderbegeleider, dan wordt deze plaats bij deze kinderbegeleider aan de ouders verzekerd en dit na controle door de desbetreffende verantwoordelijke. De verantwoordelijke van de regio telefoneert de ouders altijd om deze garantie al dan niet te bevestigen. Wanneer echter de startdatum van de opvang niet gekend is (bv. een werkloze ouder die opvangplaats wenst) dan wordt in overleg met de kinderbegeleider slechts voor een bepaalde periode de opvangplaats gewaarborgd.
Indien de ouders de schriftelijke samenwerkingsovereenkomst ondertekend hebben bij de kinderbegeleider, dan nemen ze terug contact op met de verantwoordelijke. De ouders worden dan uitgenodigd om naar het kantoor te komen of de verantwoordelijke gaat op huisbezoek bij de ouders. Indien de schriftelijke samenwerkingsovereenkomst op het kantoor wordt ondertekend, dan zal de verdere inschrijving onmiddellijk plaatsvinden. Ouders kunnen samenkomen naar het kantoor of ze kunnen beiden aanwezig zijn bij huisbezoek, maar één ouder volstaat ook.
Bij de inschrijving wordt het huishoudelijk reglement toegelicht. Ouders ontvangen hiervan een schriftelijk exemplaar. Alle inschrijvingsdocumenten worden ingevuld en ondertekend.
Bij een opvangvraag op korte termijn worden de adressen (telefonisch of schriftelijk) doorgegeven van de kinderbegeleiders die op dat moment een vrije plaats hebben. We werken hiervoor met een memobord, waarop alle namen staan van de kinderbegeleiders die op dat moment een vrije plaats hebben. Doordat de tijd hier cruciaal is, wordt deze informatie verstrekt door een personeelslid dat aanwezig is op het secretariaat. Dit kan dus een verantwoordelijke zijn van een andere regio. Eens de ouder een kinderbegeleider gekozen heeft en de schriftelijke samenwerkingsovereenkomst tussen ouders en kinderbegeleider heeft ondertekend, contacteert de ouder de verantwoordelijke van de desbetreffende gemeente en maken ze verdere afspraken. De hierboven beschreven procedure verloopt dan op dezelfde wijze.
Indien de organistor de ouders niet kan helpen omdat er geen plaats is, dan geven wij de gegevens van andere kinderopvangvoorzieningen door.
Bij de start van de opvang
Doelstellingen:
- De ouders en de kinderen voelen zich welkom bij de kinderbegeleider en de oganisator.
- De ouders krijgen een duidelijk beeld van de praktische werking van de opvang.
Werkwijze: Ouders zijn bij een eerste bezoek bij de kinderbegeleider welkom na afspraak en worden ontvangen in de woonruimte. Eens de opvang is bevestigd, adviseren we de ouders om voor dat opvang start een uitgebreid contact met hun kinderbegeleider te hebben. De ouders krijgen nog eens de mogelijkheid om de leefruimtes van het kind bij de kinderbegeleider te bezichtigen. In overleg kan er een kijkje genomen worden in de slaapruimtes. Ouders en kinderbegeleider bespreken de inlichtingenfiche. De kinderbegeleider legt nog eens haar eigen breng- en ophaalritueel uit. (bv. de ene kinderbegeleider houdt het brengmoment kort en geeft uitgebreide informatie ’s avonds, een andere kinderbegeleider verkiest net het omgekeerde).
Bijlagen: Praatpapier
wieltjeshove.be 